Leo Babautas Zen To Done und was ich daraus gemacht habe

In einem Kommentar zu diesem Blog-Beitrag habe ich unter anderem auf das Buch The Power of Less von Leo Babauta hingewiesen und bin gebeten worden, doch mal etwas mehr zum Konzept von Leo Babauta zu schreiben. Und weil es darin unter anderem darum geht, die Effizienz in vielen Bereichen zu erhöhen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren passt es glaube ich ganz gut in diesen Bereich. Denn auch viele Fernstudenten haben ja den Wunsch, sich ganz auf das Fernstudium zu konzentrieren.

Vielleicht nutzen ja einige von Euch dazu schon die Konzepte von Leo Babauta? - Dann würde ich mich freuen zu erfahren, in welcher Form ihr diese einsetzt.

Eins Vorweg: Der Begriff "Zen" stammt zwar aus dem Buddhismus, aber die vorgestellten Konzepte haben meiner Meinung nach nichts Spirituelles an sich.

Die Essenz ist meiner Meinung nach, sich im Leben auf das Wesentliche zu konzentrieren. Und ein Weg dorthin kann es sein, Gewohnheiten (Habits) zu nutzen, um Veränderungen durchzuführen.

Los ging es bei mir mit dem kurzen Leitfaden Zen to Done. Ein wenig in Anlehnung an das Konzept von Getting Things Done von David Allen, das ich mir (später) auch mal angeschaut hatte, aber als viel zu kompliziert empfunden habe.

Die englische Kurzübersicht über Zen to Done ist hier zu finden:
http://zenhabits.net/zen-to-done-ztd...tivity-system/
Während das komplette englische eBook kostenpflichtig ist, gibt es eine deutsche Version zum kostenlosen Download:
http://imgriff.com/serien/zen-to-done/

Selbst das Konzept von Zen to Done war mir in manchen Bereichen noch zu viel und ich habe mir die Anregungen daraus mitgenommen, die mir wichtig erschienen sind. Ich werde gleich noch erläutern, wie ich vorgehe.

Das Konzept von Zen to Done ist schon ausreichend, um besser darin zu werden, Dinge wirklich erledigt zu bekommen. Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, weil ihm das Konzept des "Less" gefällt, dem kann ich die beiden Büchern von Leo Babauta empfehlen.

The Power of Less:
http://thepowerofless.com/
Deutsch: Weniger bringt mehr

Hier wird das Konzept des "Weniger" auf fast alle Lebensbereiche übertragen. Mir gefällt es und ich komme damit sehr gut zurecht und meine Lebensqualität hat sich dadurch definitiv erhöht.

Das zweite Buch "Focus" bringt meiner Meinung nach nicht mehr so viel Neues, ist aber eine gute Wiederholung:
http://focusmanifesto.com/
Das Buch gibt es in einer kostenlosen Version (die ich gelesen habe) und in einer erweiterten, kostenpflichtigen Fassung.
Eine deutsche Übersetzung dieses Buchs ist mir nicht bekannt.

Nachfolgend einige Bereiche, in denen ich Vereinfachungen durchgeführt habe, die mir im Alltag sehr helfen.

1. Aufgeräumter Schreibtisch

Früher lagen auf meinem Schreibtisch stets haufenweise Zettel, es stand ein Telefon darauf herum, Bücher, Zeitschriften und Unterlagen, mit denen ich mich beschäftigen wollte.

Alles das ist mittlerweile verschwunden und heute sieht man Schreibtisch so aus:


Zum einen versuche ich auf Papier so weit wie möglich zu verzichten. Ist doch ein Papiervorgang zu bearbeiten, hole ich mir nur diesen einen auf den Schreibtisch, bearbeite ihn und hinterher kommt er in die Ablage, die Post etc. oder wird gescannt und vernichtet, wenn möglich.

2. Aufgeräumter PC

Auch am PC versuche ich, mich auf die wesentlichen Programme zu beschränken, Ordnung zu halten und alle Inhalte zu strukturieren. Zum Beispiel ist mein Desktop komplett frei von Symbolen. Alle Notizen laufen über Evernote und Dateien stehen über Dropbox auf allen Geräten zur Verfügung. Ich versuche auch, immer nur die Programme offen zu haben, die ich gerade benötige. Das gleiche gilt für die Tabs im Browser. Ich bemühe mich auch, möglichst wenige lokale Programme zu nutzen und vorwiegend auf Internetdienste zu setzen, die mir dann auch auf dem Notebook zur Verfügung stehen. Ausnahmen sind hier unter anderem Programme zur Podcast- und Videobearbeitung und für die Buchhaltung. Letztere benötigt zum Beispiel einen Dongle und ist daher eh nur mit Aufwand mobil nutzbar.

3. Verzicht auf Festnetztelefon

Es war mir immer lästig, einerseits ein Telefonbuch am Handy zu führen, andererseits ein Kontaktverzeichnis am PC und dann auch noch ein Telefonverzeichnis im Festnetztelefon. Als das Google G1 Handy herausgekommen ist, konnte ich hier endlich einen großen Schritt zur Vereinfachung machen. Meine Kontakte verwalte ich seitdem ausschließlich in Google Mail. Das Verzeichnis wird automatisch mit dem Smartphone synchron gehalten. Bei dem G1 war das sowies der Fall, da es perfekt auf die Google-Funktionen abgestimmt ist. Aber auch mit meinen aktuell genutzen iPhone 4 funktioniert es. Dennoch möchte ich so schnell wie möglich wieder zu einem Android-Phone zurück. Aber das ist ein anderes Thema. Das Festnetztelefon habe ich komplett abgeschafft und nutze statt dessen einen Mobiltarif der Telekom mit Homezone und Festnetz-Telefonnummer. Insgesamt hält sich bei mir das Telefonaufkommen aber auch in Grenzen, da Mail mein bevorzugter Kommunikationsweg ist, sofern es nicht komplexere Themen zu besprechen gibt. Für diese versuche ich dann nach Möglichkeit aber einen Telefontermin zu vereinbaren, um Unterbrechungen durch Anrufe möglichst gering zu halten und mich auf Telefonate dann auch vorbereiten und mich voll darauf konzentrieren zu können. Ich erlaube es mir auch schonmal, das Telefon lautlos zu stellen und die Mailbox ran gehen zu lassen.

4. Mail - Inbox Zero

Wie erwähnt benutze ich Google Mail. Meine Nachrichten rufe ich circa alle drei Stunden ab (ich versuche mich zumindest darauf zu beschränken, fällt mir aber oft noch schwer und ich schaue doch auch zwischendurch immer mal rein) und arbeite alle Mails in folgenden Schritten ab:

a) Löschen: Alle Mails, bei denen ich am Betreff bereits erkennen kann, dass ich diese nicht lesen muss, werden gleich archiviert oder gelöscht.

b) Bearbeiten: Alle Mails und Vorgänge, die schnell erledigt sind oder auch zeitkritisch sind (zum Beispiel wichtige Pressemitteilungen) werden gleich aufgegriffen und bearbeitet

c) Aufgaben: Alle Mails, die längere Zeit in Anspruch nehmen, kommen in einen speziellen Ordner und ich lege mir ein Remember the Milk eine Aufgabe dazu an.

Außerdem gibt es noch einen Ordner "Antwort abwarten", in den alle Mails (auch gesendete) kommen, bei denen ich auf eine Reaktion warte oder bei denen erst noch eine andere Bedingung erfüllt sein muss, bis ich sie bearbeiten kann. Diesen Ordner (in den auch alle Mails kommen, für die ich Aufgaben angelegt habe), sehe ich einmal die Woche durch.

5. Remember the Milk

Zur Aufgabenverwaltung nutze ich ausschließlich Remember the Milk. Mir gefällt die übersichtliche Darstellung und dass ich auf allen Geräten darauf zugreifen kann. Auch hier versuche ich, mich auf das Wesentliche zu beschränken. Zum Beispiel verzichte ich mittlerweile komplett auf Tags. Stattdessen nutze ich eine Ansicht als Liste, in der mir alle heute und morgen fälligen Aufgaben angezeigt werden.

Aufgaben, die zwingend an einem Tag erledigt werden müssen, erhalten die Prio 1. Weiterhin markiere ich mir 2-3 meist etwas größere Aufgaben oder Aufgaben, die ich schon ein bisschen vor mir herschiebe (zum Beispiel weil sie mir unangenehm sind) mit der Prio 2 und versuche, diese bevorzugt zu erledigen.

Ansonsten finden sich hier sowohl Aufgaben, die täglich oder in bestimmten Abständen erledigt werden sollen, als auch große Aufgaben wie umfangreichere Artikel, an denen ich über einen langen Zeitraum arbeite.

6. Tagesablauf

Normale Bürotage haben für mich im Idealfall einen fest strukturierten Arbeitsablauf. Daran halte ich mich nicht strikt, aber ich orientiere mich daran.

Alle drei Stunden arbeite ich die neuen Meldungen in Twitter, Facebook, XING, Fernstudium-Infos.de, Mail-Posteingang und RSS-Feeds ab. Im Prinzip gilt für alle diese Bereiche das Konzept, wie ich es unter 4. für die Mails dargestellt habe. Also erledigen oder eine Aufgabe anlegen. In der restlichen Zeit versuche ich, diese Eingangskanäle zu ignorieren (es gibt kaum etwas, dass nicht maximal drei Stunden warten kann) und mich auf die Erledigung der Aufgaben in Remember the Milk zu konzentrieren.

Das Problem dabei (für das ich noch keine rechte Lösung gefunden habe) ist es, dass ich doch oft wieder bei den Eingangskanälen hängen bleibe. Zum Beispiel muss ich im Rahmen einer Aufgabe eine Mail schreiben. Natürlich fällt dann auch automatisch ein Blick auf die neu eingegangenen Nachrichten und es fällt mir dann sehr schwer, diese nicht auch zu lesen. Ähnlich ist es mit Fernstudium-Infos.de. Viele Aufgaben haben als Ergebnis Arbeiten an der Seite oder neue Beiträge. Die Versuchung ist dann sehr groß, auch die neu geschriebenen Forenbeiträge, Blogs etc. zwischendurch mal zu lesen usw.

7. Papier

Papier spielt für mich keine große Rolle mehr. Es begegnet mir vorwiegend noch bei den Unterlagen für das Finanzamt. Zwar nutze ich selbst hier einen Onlinedienst (steuerberaten.de) und scanne dazu eh alles ein. Trotzdem muss für das Finanzamt halt alles auch auf Papier vorgehalten werden.

Lange Zeit habe ich eine Hängeregistratur gepflegt, in der alle Papiervorgänge archiviert waren. Jede Tasche hatte eine Nummer, auf die ich in Remember the Milk Bezug genommen habe. Mittlerweile sind es aber so wenige Vorgänge geworden, dass ich darauf verzichte. Ich habe nur noch einen kleinen Stapel von Papiervorgängen. Jeder Vorgang steckt dabei in einer Klarsichthülle und einmal die Woche gehe ich die Vorgänge durch, da auch hier viele dabei sind, die den Status "Antwort abwarten" haben. Es sind aber zu kaum einer Zeit mehr als 10 Vorgänge.

Einen Extrastapel gibt es für Papier, dass gelesen werden muss und Bücher. Immer, wenn ich mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs bin, nehme ich mir davon etwas mit. Auch dieser Stapel ufert aber nicht mehr aus, wie es früher oft der Fall war, da ich vorwiegend online lese und die meisten Abos abbestellt habe, wie zum Beispiel die Tageszeitung.

An dieser Stelle möchte ich den Beitrag langsam beenden. Im Prinzip gehe ich aber auch in anderen Arbeitsbereichen (und auch Lebensbereichen) ähnlich vor. Ich versuche überall, mich auf das Wesentliche zu beschränken. Das gilt zum Beispiel für das Büromaterial, den Umfang der in Papierform vorgehaltenen Bücher usw.

Was macht ihr, um euch das Leben, Lernen und Arbeiten zu vereinfachen und die Dinge erledigt zu bekommen, die ihr euch vornehmt?

Hi Markus

Danke für Deine ausführliche Schilderung. Die Links werde ich mir direkt mal ansehen - hört sich spannend an!

Ich weiß noch, dass Du schon mal vor einigen Monaten in einem Video Deinen Schreibtisch und Dein Arbeitszimmer gezeigt hast, woraufhin ca. 90 % der User hier bei fi.de völlig platt waren, wie ordentlich es bei Dir aussieht. Jetzt weiß ich auch, woher die Ordnung kommt...

Zitat von Fernstudienakademie

Ich weiß noch, dass Du schon mal vor einigen Monaten in einem Video Deinen Schreibtisch und Dein Arbeitszimmer gezeigt hast

Stimmt, dieses hier:

Ich habe mir das Buch nach deinem Bericht hier auch zugelegt. Kam gestern, heute habe ich es durch und bin wirklich begeistert. Bei den Praxistipps zwar nicht so viel Neues, aber vor allem die Grundsätze (Grenzen setzen) haben mich beim Lesen doch ziemlich beschäftigt.
Ich muss jetzt nur aufpassen, nicht zu viel auf einmal zu wollen...

Danke auf jeden Fall für deine Eindrücke!

Vielen Dank für Deine Eindrücke, Markus.

Mich würde stören, dass der Bildschirm mit Aussicht aus dem Fenster platziert ist. Hier hätte ich Probleme etwas darauf zu erkennen. Meine Variante ist das Fenster auf der Seite zu haben, mit einigen Metern Abstand. Außer Himmel gibt es nichts zu sehen. Das Fenster, aus dem ich direkt schauen kann, lenkt mich vom Arbeiten ab, da es immer etwas zu sehen gibt.

Telefonie:
Auf das Festnetz verzichte ich schon aus dem Grund, weil zu viele Call-Center anrufen und mir auf die Nerven gehen. Mit dem Handy und Skype komme ich seit Jahren gut aus.

Schreibtisch:
Ein aufgeräumter Schreibtisch dient für mich auch dazu, meine Gedanken geordnet zu halten. Das eine geht mit dem anderen unbedingt einher, wie ich festgestellt habe. Von der Chaotenvariante (kreatives Chaos) habe ich mich seit dem Umzug getrennt, da das auf Dauer nichts war. Dennoch brauche ich mein Papier zum Schreiben, auch wenn ich alle Übersetzungen und Korrekturen direkt im PC erledige und zwischen den Fenstern hin und her springe. Dafür habe ich mir einen Spiralblock zugelegt, den ich fülle, wenn es notwendig ist. Gerade bei den Skype-Konferenzen schreibe ich oft mit, da ich mir nicht alles merken kann bzw. damit ich nichts vergesse. Außerdem gehört zum Telefonieren, egal ob Skype oder Handy, die Kringelmalerei dazu.

Home-Office / Tagesablauf:
Der Vorteil des Home-Office ist eindeutig, dass man keinen Arbeitsweg hat und arbeiten kann, WIE man möchte, also keine großartige Aufhübscherei nötig ist. Das heißt aber nicht, dass ich mich im Nachtgewand an den Schreibtisch setze! Ein weiterer Vorteil sind die frei einteilbaren Zeiten.

Der Nachteil ist, dass man immer arbeiten kann und ich es auch oft mache. Hier einen Schnitt zu ziehen, ist schwierig. Es ist zwar schon besser geworden, aber das Optimum ist es noch nicht. Außerdem fehlen mir hin und wieder die echten Kollegen zum persönlichen Austausch. E-Mail ist gut und schön, geht auch meist schnell, aber ein echtes face-to-face-Gespräch ist nach meiner Meinung durch nichts zu ersetzen.

Termine:
Für meine Terminverwaltung hat sich Outlook als gut erwiesen. Dort kann ich alles eintragen und mich ggf. erinnern lassen. Außerdem kann ich die Mails der Inbox mit Prioritäten versehen (Farben und Notizen), die mir anzeigen, wann was erledigt werden muss. Ist alles „gelb“ markiert, habe ich alles erledigt.