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Der "Multi-Tasking" Fluch

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chillie

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So - ich muss nun zur Frustbewältigung mal ein anderes Thema bloggen.

Ich leider unter akutem Multi-Tasking. Ja ich kenne die Artikel die belegen das der Mensch (und ja - auch Frauen!!) nicht in der Lage ist mehr als ein Ding gleichzeitig zu machen.

Wie bei den alten Windows-Versionen gaukelt unser Hirn uns das nur vor, mit allen Nachteilen ... nämlich das die Konzentrationsfähigkeit sinkt und die Fehlerquote steigt.

Nun - worum geht es? Es geht um die Ordnung von Gedanken und Aufgaben.

Wie kanalisiere ich die Informationen und Notwendigen to-do's so, das ich alles in angemessener Reihenfolge und Priorität abarbeiten kann?

In der Arbeit komme ich nicht mehr aus diesem Kreislauf heraus - neue Aufgabe pling Anruf/Störung ... neue Aufgabe pling ... Störung/eMail ... andere Aufgabe pling Störung.

Leider fehlt mir wohl die Disziplin nach der Störung wieder an die Aufgabe A zurückzukehren. Ich habe mich heute dabei erwischt das ich 5 (!) nicht zu Ende geschriebene eMails hatte. Bei 2 davon wusste ich nicht mal mehr worum es geht.

Das Problem ist auch, das die Störungen nicht kurz sind sondern ausreichen um mich komplett von einer Aufgabe wegzubringen.

Nun arbeite ich nunmal im Dienstleistungsgewerbe - dort ist das Produkt ja meist sehr dringlich und niemand kennt dort das Wort gleich sondern nur sofort ;)

Aktuell sehe ich in dieser Art mich zu organisieren einfach keine Möglichkeit ein gutes Ergebnis abzuliefern.

Darum wollte ich euch fragen wie Ihr mit solchen Situationen klar kommt?

Ich pers. versuche mir alles aufzunotieren - aber da bin ich sehr unordentlich. Ich drehe meinen Block ständig, so das die Notizen in alle Himmelsrichtungen verteilt sind.

Evtl. hilft hier eine regelmässige (2x am Tag??) Reinschrift.

Die notierten Sachen terminiere ich meistens auch - lasse mich aber von anderen Sachen bei de Erledigung ablenken. Was hilft? Nein sagen - auf später vertrösten?

Bin auf jeden Fall gespannt.


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12 Kommentare


Zur Organisation kann ich dir nur "Getting Things Done" von David Allen ans Herz legen. Auf Grundlage dieses Systems sind auch viele Programme entstanden, von denen ich dir OmniFocus (leider nur für den Mac) empfehlen kann. Dort kann man z.B. per globalem Shortcut direkt eine Aufgabe eintragen.

Die Ablenkungen sind natürlich ein ganz anderes Problem. Hast du mal überlegt E-Mails nur noch 2x am Tag (dafür dann aber in aller Ruhe) zu beantworten und in dieser Zeit auch nichts anderes (kein Telefon!) zu machen? Ansonsten würde ich das Problem mit dem direkten Vorgesetzten besprechen. Vielleicht findet ihr ja gemeinsam eine Lösung.

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Hey chillie,

das Problem kenne ich auch von meiner letzten Position. Da war ich Techniker, Disposition der Aufträge und Teamleitung in einem ... one-woman-show sozusagen. Jeder ist bei mir im Büro gestanden und hat geweint, dazu Emails und natürlich Anrufe - und jeder kannte nur das Wort mit 'tt' - nämlich FLOTT ...

Ich für meinen Teil schaffe es - irgendwie - Emails und Telefonate gleichzeitig zu bearbeiten. Notizen mache ich mir auf einem Collegeblock mit Namen und Tel-Nummer und das ganze kriegt dann eine Farbe (Rot - wichtig, geld - prio2, grün - hat bissl Luft). Dann Strich unter die Notiz und weiter mit der Email.

Wer ins Büro kommt kriegt ne Nummer ;) außer des Chefs natürlich ... dem hab ich damals meistens irgendwelche Aufgaben mitgegeben "bitte klären" und sie als -> Chef (Haken dran) auf meinem Block gekennzeichnet.

ich habe aber morgens von 7-8:30 und abends so gegen 20 Uhr immer die Mails aufgearbeitet, die als "nicht so wichtig" ungelesen blieben. abends dann von zuhause aus in Ruhe.

Je mehr es wurde, umso häufiger kam auch mal ein Fehler dazwischen, da ich aber anderen auch viel geholfen habe, sind die oft ausgebügelt worden ;)

Im Endeffekt hat mich die Arbeit aber so geschlaucht mit der Zeit, dass ich mich nach was anderem umgesehen habe. Mein System funktioniert also nur so lange, bis das Fass überläuft und ich nicht mehr hinterher komme ;) Aber Workload ist ne andere Geschichte ...

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Als erstes werden die 4 Telefone außer Kraft gesetzt. Entweder liegen 3 Hörer daneben oder alle Anrufe werden auf einen Apparat umgeleitet. Da bildet sich die erste Warteschlange.

2. Das Telefon wird auf stumm geschaltet. Ich kann das ewige gebimmel nicht ertragen. Vor allem, wenn ich gerade am Patienten arbeite. Zudem arbeite ich Nachts und da will ich nicht die Leute aufwecken. So gibt es nur ein leises piep und die rote Lampe blinkt. (Was unsere Vorgesetzten auch gerne machen um erst mal abzuwarten, ob sich das Gespräch/Problem nicht von selber regelt. Per Anruf ist keiner von Ihnen erreichbar)

3. Da ich 14 Zimmer auf 2 getrennten Fluren abgrasen muß plus die dazwischen liegenden Versorgungsräume, wird bei vielen Schellen/Rufanlage nach persönlicher Prioritätenliste abgearbeitet.

4. Not- und Rearufe benachbarter Abteilungen haben absolute Priorität und alles andere bleibt liegen, dann wird gerannt.

5. sollte der Chef oder die Vertretung zufällig mal Nachts im Haus sein und mir ein Gespräch aufzwingen wollen, so muß er hinter mir herlaufen. Dafür bleibe ich nicht stehen und lasse auch nicht die Arbeit liegen. So ziehen sie von dannen und haben keine Chance mir noch zusätzliche Arbeitsaufträge zu geben.

6. Sollte ein Doc mir eine Anordnung zurufen, wird zurückgerufen: Er solle gefälligst alles aufschreiben und die Markierung für die Anordnung ziehen, damit ich das finde.

7. Alle Arbeiten, für die ich die Akten brauche werden im Block erledigt. Sprich Tabletten, Anordnungen, Untersuchungen, Ausarbeitungen usw. Wenn eine Akte bearbeitet-- weg damit und das war es.

Stress kommt zwar auch bei diesem System auf, lässt sich aber auf ein Minimum begrenzen.

Und was auch hilft sind Rituale. Wenn du nachdenkst, wirst Du einige in Deinem Tagesablauf finden. Diese pflegen und wenn sie gut sind ausprägen. Das ist oft eine unbewusste Stütze, die durch den Tag hilft.

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Da hat mir z.B. die Löhn-Methode sehr geholfen. Es gibt drei Kategorien: Termin - alles, was mit einer festen Uhrzeit verbunden ist, Aktivität - man tut etwas, Delegation - man überwacht jemand anderen, der was tun soll. Die Krux ist, das gleich zu erfassen und da wiederum sind die Vordrucke von Löhn sehr praktisch - aber ich sage nicht, dass es nicht auch mit einer anderen Methode möglich wäre. Vielleicht auch anstatt mit einem Blanko-Block mit Gesprächsnotizen, To-Do-Tabellen (klare Vorgabe), o.ä. arbeiten. Also, irgendwas, was dir die Struktur vorgibt (pro Zeile eine Aufgabe) und dich auch ein bisschen einschränkt (wegen Platzmangel gute Stichwörter finden, damit du dich daran besser erinnern kannst). Naja, sind nur so meine Gedanken.

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Vielleicht auch anstatt mit einem Blanko-Block mit Gesprächsnotizen, To-Do-Tabellen (klare Vorgabe), o.ä. arbeiten. Also, irgendwas, was dir die Struktur vorgibt (pro Zeile eine Aufgabe) und dich auch ein bisschen einschränkt (wegen Platzmangel gute Stichwörter finden, damit du dich daran besser erinnern kannst). Naja, sind nur so meine Gedanken.

Die Idee gefällt mir sehr gut!

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Ich schreibe mir alle Infos, die so per Telefon, Gespräch etc reinkommen auf Notizzettel, die in mein Posteingangs-Kästchen am Schreibtisch wandern. Etwa zweimal am Tag übertrage ich die Notizen als Aufgaben ins Lotus und mach da dann die Terminierung oder delegier die Aufgaben weiter. Wenn ich über etwas ganz wichtigem bin, schalte ich mein Telefon auch mal ne Stunde aus. Falls es in der Zeit was Megadringendes gibt, kommen die Leute schon. Alles andere kann warten. Ich hab zwar lang gebraucht, bis ich mich das wirklich getraut habe, aber es tut dem Arbeiten wirklich gut!

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Da ich meine Aufträge ausschliesslich online bekomme, kann ich diese schön nach Datum abarbeiten. Die alten Klamotten zuerst. Sollte ein Projekt-Manager sich über Skype melden (und davon gibt es einige, besonders am Ende des Monats) mit etwas Dringendem („kannst du mal eben...“), wäge ich ab, gleich oder später? - je nach Datum. Im Normalfall schiebe ich das dann aber ein, so dass für denjenigen kein Stress entsteht. Ich möchte ja gerne weitere Aufträge bekommen. Das System funktioniert gut, bringt mir im März 300! Mehraufträge ein. Gut daran ist, dass ich kein Telefon nebenher bedienen muss. Das erleichtert die Arbeit ungemein. Das Mailfach bediene ich zwischendurch, da bei uns alles via Mail läuft. Sollte tatsächlich mal jemand anrufen, bedeutet das meist Krisenstimmung, so dass etwas richtig schief gelaufen ist bzw. läuft.

Wichtig ist für mich: Die Kinder haben oberste Priorität. Es gibt kein: Jetzt nicht. Ich finde nach einer Unterbrechung allerdings schnell wieder zur Arbeit zurück.

Normalerweise habe ich meine Prioritätenliste im Kopf. Sollte diese überfüllt sein, schreibe ich mir Notizen, die ich dann abarbeite.

Das war es zum Thema Arbeit. Genauso organisiert läuft auch der Haushalt. Nur auf das Studium konnte ich das noch nicht übertragen. Das ist eine einzige Baustelle. Von allem etwas, aber nichts richtig. Durch die Bandbreite der Themen waren der Verzettelung Tür und Tor geöffnet. Nach diesem ersten Semester weiss ich jetzt immerhin, wie viel und was ich zu erwarten habe und versuche im nächsten Semester mehr (oder überhaupt) Struktur hinein zu bekommen. Ich arbeite daran.

Zippy

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HannoverKathrin

Geschrieben

Ich habe früher meine Notizen immer auf lose Blätter geschrieben. Seit einem halben Jahr habe ich ein kleines Buch hierfür. Den Vorteil etwas gebundenem hast du ja bereits erkannt, dein Block. Aber warum drehst du denn immer!? Da brauchst du nur mehr Disziplin!

So eine Liste für Delegation erwäge ich mir auch schon seit ein paar Tagen zu erstellen. Mir rutschen einfach zuviele Dinge durch die ich nicht selbst erledigen muss bzw. auch zur Unterschrift an Vorstand oder Bereichsleitung weitergebe.

Du lässt dich durch Emails stören. Machen die ein Geräusch bei Ankunft? Ist es notwendig den Postkasten die ganze Zeit im Auge zu haben? Erstmal deine Mail zuende schreiben und dann eine Neue lesen. Evtl. den Postkasten so ähnlich wie Engel nur zu bestimmten Zeiten checken.

Und wie du selbst fragst "Nein sagen?" - JA! Unbedingt Nein sagen. Allein ein "schreib mir ne Mail" lässt so manche Anfrage verfliegen. Oder ein "okay, mache ich bis Ende der Woche". Natürlich kommt es drauf an, wer, was und welche Prio fragt. Aber grundsätzlich, alles ohne Prio und nicht aus deinem Aufgabengebiet BLOCKEN!

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Gut das Problem des Telefons kann ich nicht lösen - ich bin neben Ansprechpartner für die betriebliche IT und für die Kollegen der Sachbearbeitung auch im direkten Kundenkontakt ... und der Kunde muss versorgt sein. Leider rufen eben auch viele andere Leute an.

Bezüglich der eMail Inbox bin ich sauber - dank Zen to Done arbeite ich die nur regelmässig ab. Das Problem stellen eher die Dinge dar die ich nicht abschließen kann. Sprich ich veranlasse etwas - aber nicht zuende.

Bei der Delegation funktioniert das Prima - das mache ich mind. 2x am Tag wenn ich meine Inboxen checke.

Das mit dem Block ist eine tierisch schlechte Angewohnheit - der liegt mal so mal so nebendran und ich schreibe einfach drauf was gerade so reinkommt. Eine Lösung in Form eines Buches habe ich, aber nicht für alle Notizen sondern nur für Meetings, Kundenkontakte usw. - ansonsten wäre das Buch voll mit unnötigen kram - Dinge die man sofort erledigen kann landen da nicht drin (siehe ZtD).

Ich glaube das Hauptproblem das die Zeit knapp werden lässt sind Dinge die ich neu anfangen muss weil ich sie nicht abgeschlossen habe.

Die Idee mit dem Formular gefällt mir gut - mehr lose Blätter erhöhen zwar die Ramschgefahr - allerdings kann ich dann erstmal alles in die Inbox werfen.

Mal gucken.

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Wenn ich das hier schon reinschreibe möchte ich natürlich auch meine Lösung hier noch dazutippen.

War eigentlich gar nicht so schwer - auch wenn es mir auf den ersten Blick irrsinnig vor kam, die Lösung war nicht ein großer gebundener Block.

Das Gegenteil hat mir geholfen, ein kleiner DIN A6 Abreißblock hat mir geholfen.

Ich kann alles draufschreiben was ich brauche, es passt aber nur ein Sachverhalt darauf.

Ist es nur eine Notiz reiss ich ihn ab und werfe ihn weg, ist es eine Aufgabe kommt das einzelne Blatt in meine Inbox und wird zu den festen Zeitpunkten wie jedes andere Dokument in der Inbox gewichtet und bearbeitet.

Hiermit gewinne ich sehr viel Struktur. Ich entlaste mich an Aufgaben und bin sofort wieder bei meiner Arbeit, ich überführe auch Kleinigkeiten in die to-do Liste und halte sie somit auch nach und ich habe immer nur einen Gedanken auf einem abgegrenzten Stück Papier - denn vorher habe ich beim Blick auf den Block immer mehrere Notizen gehabt.

Bin alles in allem sehr zufrieden und es hat sich schon bewährt. Um das ganze jetzt nach und nach aufzunehmen werde ich mir diese Ziele in meiner "Habit-Tabelle" nachhalten und täglich meine Zielerfüllung prüfen.

Das war ein entscheidender Schritt um für mich die Infos besser zu Ordnen, im Gegensatz zu anderen oder anderen Ratschlägen ist für mich privat zwar das Notizbuch die erste Wahl in der Arbeit aber etwas anderes. Wie beim Fernstudium auch muss man eben bei Selbstmanagement sehr individuell vorgehen um einen Vorteil zu erzielen.

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Ja genauso mach ich das ja auch. In der Arbeit sind es diese quadratischen Notizzettel und zu Hause der Notizblock. Ich hab in der Arbeit einen ziemlichen Verschleiß an den Dingern seitdem ich das so mache. Aber der Vorteil, nur ein Thema auf dem Zettel zu haben und ihn vernichten zu können, wenn es in den Aufgaben gelandet ist oder wo es auch immer hingehört, ist immens.

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Immer wieder interessant wie andere Menschen zu ähnlichen Problemlösungen finden :)

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