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Reduzierung Papierstapel und Ablagesystem

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klausu

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Aktuell kämpfe ich wieder mit den Papierstapeln in meinem Büro.

Im Studium sind aktuell noch drei Hefte zu bearbeiten (Kommunikation, FKI). Ich habe mich aber schon mal auf den Gang zum Papiercontainer vorbereitet und alle Studienhefte runtergeladen. Der Berg wird spätestens nach Abgabe der Thesis in den Container gehen.

Irgendwo müssen ja die Master Unterlagen hin ;)

Ein zweites Projekt ist die Ablage von Dokumenten. Ich habe ja schon viel digitalisiert und entsorgt. Bisher 3m Schulungsunterlagen. Ich habe aber immer noch zu viele Ordner wo teilweise die Dinge ungeordnet abgeheftet wurden. Ich habe das extrem schleifen lassen. Aktuell überlege ich auf ein Ablagesystem umzusteigen. Ich möchte von fünf Ordnern runter auf zwei. Die digitalisierung von nicht so wichtigen Unterlagen werde ich weiter forcieren. In Zukunft möchte ich gleich bei Eingang entscheiden was damit passiert und dann auch abarbeiten ;)

Welches Ablagesystem nutzt Ihr denn? Wie legt Ihr ab? Sortiert nach Absendern oder nach Themen?

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13 Kommentare


Empfohlene Kommentare

Ich bin auch dabei auf digitale Dokumente umzustellen und habe so schon zahlreiche Ordner aufgelöst. Bleibt natürlich noch das, was in Papier erhalten bleiben muss - wie zum Beispiel alle geschäftlichen Rechnungen etc. für das Finanzamt.

Als Ablagesystem nutze ich Google Drive und meine Struktur ist A-Z und dann Unterordner gemischt nach Firmen und Themen (bevorzugt Firmen/Absender, aber zum Teil gibt es auch Ordner wie "Bilder", "Rezepte" etc.).

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Ich bin z.Z. auch in Planung auf digitale Dokumentablage umzustellen. Wird bei mir aber noch dauern.

Geplant ist bei mir ein Document Management System einzuführen, in welchem auch Mailarchivierung etc. erfolgt.

Jedoch muss ich mich noch weiter informieren über evtl. Kosten und das Aufsetzen auf den Linuxserver und die Integration in die Clients.

Will die Papierstapel von den ganzen Rechnungen wie Handy, Telefon, Strom etc. los werden, bzw. sauber ablegen, da ein großteil sowieso schon nur noch online bereit gestellt wird.

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Und wie legst du das Papier ab nach dem gleichen schema ?

Ja, genau. Mein Ziel ist es, zumindest für den privaten Kram nur noch einen Ordner A-Z zu haben. Von ca. 10 Ordnern A-Z auf einen bin ich auch schon gekommen, habe aber zur Zeit noch Extra-Ordner zum Beispiel für die Mietwohnung (da kann ich auch einige Anleitungen etc. nicht einfach digitalisieren, weil sie nicht mir gehören) oder Unterlagen, die meine Kinder betreffen.

Aktuell schaue ich, was von den Firmenunterlagen auch gescannt werden kann, ohne gegen Aufbewahrungsvorschriften zu verstoßen.

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Ich hab ein bis zwei Mal im Jahr Sortiertage. Da wird sortiert und weggeschmissen. Ansonsten habe ich thematische Ordner. Also einen für die Wohnung, zwei mit Privatkram wie Zeugnisse und Verträge, usw. Das hält sich aber in Grenzen.

Ein neues Ablagesystem brauch ich nicht.

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Naja ich lass so unwichtige Sachen gern schleifen. Ich möchte mir jetzt angewöhnen das gleich zu erledigen

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Hihi klausu kommt mir bekannt vor.. Ich muss sagen, dass bei mir zwar Chaos herrscht, ich aber trotzdem immer alles finde. Und sobald ich mal was in einen Ordner hefte bin ich nur noch am suchen :D

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Hihi klausu kommt mir bekannt vor.. Ich muss sagen, dass bei mir zwar Chaos herrscht, ich aber trotzdem immer alles finde. Und sobald ich mal was in einen Ordner hefte bin ich nur noch am suchen :D

Naja das Problem ist das mir der Platz ausgeht :( Ich könnte mir natürlich eine größere Wohnung suchen aber ich glaub da ist aufräumen die bessere Lösung.

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Hehe, mein letzter Umzug geschah aus genau dem Grund: Der Kram wurde zu viel für die kleine Wohnung. Trotz regelmäßigem Ausmisten! :lol:

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Naja mein erster Umzug war mit einer Reisetasche. Der zweite Umzug mit einem Auto .... Heute bräuchte ich da schon was größeres ;)

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Ich bräuchte eigentlich auch schon ne eigene Bibliothek, bei den ganzen Büchern. Musste letztens erst ein neues Bücherregal holen. Und der ganze Papierkram ist da auch drin sowie Bücher vom Studium und so weiter. Aber ich kann mich auch einfach nicht trennen :blushing:

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So alles sortiert. Bücher in Evernote erfasst. Jetzt fehlt nur noch scannen der alten Unterlagen. Aber ich widme mich erstmal meinem neuen Python Buch ;)

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