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Zeitmanagement - LE 7 Kommunikation und Informationsverarbeitung

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Hermine Granger

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Lesen
Wir alle haben während unseres Studiums viel zu lesen. Darüber hinaus geht es bei der Arbeit und im privaten Bereich weiter. Oft überblicken wir gar nicht mehr was davon wichtig ist oder was wir einfach nur spaßeshalber lesen möchten. Daher sollten wir anfangen unseren Lesestoff zu Gunsten eines guten Zeitmanagements zu managen.

So geht’s:
- Jahreszielliste und To Do-Liste zur Hand nehmen
- täglichen Lesestoff sortieren (ohne zu lesen) (Trägt er zur Abarbeitung meiner To Do-Liste bei?)
- Wenn ich den Lesestoff nicht benötige, entsorge ich ihn.
- Den übrig bleibenden Lesestoff nach dem Eisenhower-Prinzip sortieren.
- Den wichtigsten Lesestoff, also den der Kategorie A, lesen und bearbeiten.


Methoden zur Lesestoffbearbeitung
Hier muss wieder jeder seinen eigenen Weg finden. Je nachdem was ihm/ihr liegt. Es gibt verschiedene Methoden. Zum Beispiel die SQ3R-Methode. Dies ist die von mir bevorzugte Methode.

Meetings/Besprechungen
Meetings sollten gut vorbereitet sein. Sowohl der Hauptakteuer, als auch alle anderen Beteiligten, müssen die Möglichkeit haben sich ausreichend vorzubereiten. Wichtig ist auch, dass die ausgeschriebenen Tagesziele direkt besprochen werden. Auf eine konsequente Durchführung ist zu achten, denn die meisten Besprechungen verlaufen mit keinem  bis wenig Ergebnis. Dabei ist Zeit Geld. Rechnet man einmal die anwesenden Gehälter auf die Meetingzeit um, so wird man erstaunt sein was ein Meeting eigentlich kostet. Danach dürfte klar sein, dass Besprechungen effektiv und effizient durchzuführen sind.

Besucher
Es gibt zwei Besuchergruppen. Die, die geplant sind und die, die spontan mal eben vorbeischauen.

Bei angemeldeten Besuchern kann man schon im Vorfeld abklären was zu besprechen ist und wie lange es dauern wird. Im Idealfall werden damit die Folgetermine und somit auch das eigene Zeitmanagement nicht aus dem Tritt gebracht. Zudem ist es möglich sich auf den Termin vorzubereiten, was eine konsequente Abarbeitung des Termingrundes ermöglicht.

Unangemeldete Besucher können dagegen den Tagesablauf völlig durcheinander bringen. Daher ist zu überlegen, ob man sich ein System zulegt, das nach außen deutlich signalisiert, ob man gerade Zeit hat oder nicht.
So kann man zum Beispiel die Tür offen lassen, wenn man Besuch empfangen will oder schließen, damit klar ist man hat keine Zeit.


Telefonieren
Hier wird zwischen aktivem und passivem Telefonieren unterschieden. Also rufe ich jemanden an oder werde ich angerufen.

Beim aktiven Telefonieren ist es nötig sich selbst gut auf das Gespräch vorzubereiten und ein Ziel damit zu verfolgen. Sonst besteht die große Gefahr nicht die gewünschten Informationen zu bekommen.

Beim passiven Telefonieren hat man weniger Einfluss darauf was einen erwartet. Sollte man gerade beschäftigt sein (z.B. mit Lernen), sollte man in Betracht ziehen das Telefon auszuschalten oder auf lautlos zu stellen, um nicht aus der Konzentration gerissen zu werden. Kommt ein Anruf ungelegen, sollte man auch darauf hinweisen und einen späteren Zeitpunkt zum telefonischen Austausch vorschlagen.

Empfehlenswert ist es grundsätzlich feste Telefonzeiten zu vereinbaren. Kollegen, Mitarbeiter und Außenstehende wissen dann genau, dass man für sie Zeit hat und sie nicht stören.


Korrespondenz
Für Briefe und Emails sollte man sich einen festen Zeitblock am Tag reservieren. So verliert man sich nicht in stundenlangem Abarbeiten, sondern ist konzentriert bei der Sache.

Der Arbeitsplatz
Es ist dringend anzuraten, den Schreibtisch sauber und ordentlich zu halten. Das schafft auch Ordnung im Kopf und verhindert, dass man lange nach Unterlagen, Stiften etc. suchen muss. Zeitdiebe haben bei einem aufgeräumten Schreibtisch keine Chance.


Inhaltsverzeichnis zum Blog *Tourismuswirtschaft – Jade Hochschule*

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