Das Modul Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist ein Pflichtmodul in den Studiengängen Web- und Medieninformatik (WMI) und Wirtschaftsinformatik (WI). Im Studiengang WMI ist es - zu meiner anfänglichen Überraschung - dem Studienbereich IT-Systeme zugeordnet. In beiden Studiengängen wird die Belegung im 3. Fachsemester empfohlen. Formal gibt es keine inhaltlichen Voraussetzungen. Empfohlen werden als fachliche Grundlage aber BWL2 und Grundlagen der Informatik 1 (GdI1). Beide Empfehlungen sind für mich nicht nachvollziehbar. Im Falle von BWL2 liegt das daran, dass ich GPM entgegen der Empfehlung vor BWL2 belegt habe. Möglicherweise wäre mir das Modul also leichter gefallen, wäre ich dem empfohlenen Studienplan gefolgt. Warum ich GdI1 belegt haben sollte, erschließt sich mir nicht.

 

Die Zuordnung zum Studienbereich IT-Systeme wurde mir im Verlauf des Moduls klarer. Geschäftsprozesse werden in Unternehmen durch IT-Systeme unterstützt. Nun wurden Geschäftsprozesse in vielen Unternehmen klassischerweise funktionsorientiert organisiert. Ähnliche Tätigkeiten wurden in Abteilungen zusammengefasst, in denen Mitarbeiter arbeiteten, die genau für diese Tätigkeiten besonders qualifiziert waren. So hatte ein Unternehmen z.B. eine Auftragssannahme, ein Lager, einen Einkauf, eine Montage und so weiter. Diese Gliederung hatte auch oft damit zu tun, dass bestimmte Produktionsmittel, wie z.B. teuere Maschinen, effizienter genutzt werden konnten und nur ein Mal angeschafft werden mussten.

 

Die funktionsorientierte Gliederung hat aber auch Nachteile. Ein kompletter Geschäftsprozess, z.B. ein Auftrag für ein Produkt, das mit Teilen aus dem Lager gefertigt werden muss, läuft quer durch die Abteilungen. Beim Übergang von Abteilung zu Abteilung wird der Vorgang in Warteschlangen eingereiht. Die Durchlaufzeit von Prozessen verlängert sich dadurch erheblich. Außerdem hat kein Mitarbeiter einen Gesamtüberblick über den einzelnen Prozess. Beim Übergang von Abteilung zu Abteilung müssen Informationen weitergegeben werden. Dabei kommt es zu Missverständnissen und Fehlern. Haben Kunden im laufenden Prozess Rückfragen oder Änderungswünsche, ist es dadurch oft schwierig, einen klaren Ansprechpartner ausfindig zu machen, weil jeder nur seinen Teilschritt betrachtet und kennt. Werden Teilprozesse parallel in unterschiedlichen Unternehmensteilen bearbeitet, ist es schwierig, bei Änderungen des Auftrags alle Daten konsistent zu halten und alle Beteiligten auf den aktuellen Stand zu bringen. Außerdem spielt ein klassischer Vorteil der funktionsorientierten Gliederung, teure Produktionsmittel müssen nur ein Mal angeschafft werden, in modernen Unternehmen eine geringere Rolle. Viele Geschäftsprozessen transformieren heute Wissen und nicht Material. Die dazu benötigten Produktionsmittel - z.B. PCs - kosten nicht viel.

 

Transparenz, Schnelligkeit, die Möglichkeit zu Änderungen im laufenden Prozess, spielen dagegen für immer mehr Kunden eine große Rolle. Darum strebt man heute eine prozessorientierte Organisation an. Geschäftsprozesse sollen nicht quer durch die Abteilungen laufen, Mitarbeiter sollen einen Gesamtüberblick über einzelne Prozesse haben, es soll klare Ansprechpartner für Prozesse geben.

 

Im Hinblick auf IT-Systeme ist die Unterscheidung zwischen funktionsorientierter und prozessorientierter Organisation der Geschäftsprozesse bedeutsam. Ein naiver Ansatz wäre, einfach die bestehenden Geschäftsprozesse in Software abzubilden. Im Falle einer funktionsorientierten Organisation landet man so bei Insellösungen. Der Lagerist bekommt eine Lagerverwaltungssoftware, die Auftragsannahme bekommt ein System zur Erfassung von Aufträgen, die Rechnungsabteilung hat eine Software zur Rechnungsstellung und so weiter. Jede Abteilung fühlt sich durch ihre Software in ihrer Tätigkeit unterstützt. Beim Übergang von Abteilung zu Abteilung müssen Daten von einer Software in die andere übertragen werden. Das macht unnötig Arbeit und führt oft zu Fehlern. Die Daten werden leicht inkonsistent, insbesondere im Fall von nötigen Änderungen. Die Vorteile der Softwareunterstützung können so nicht im vollen Umfang realisiert werden.

 

Es gibt aber noch einen viel gravierenderen Nachteil. Sollte sich das Unternehmen entscheiden, die bisherigen Geschäftsprozesse zu ändern, z.B. um eine eher prozessorientierte Organisation zu erreichen, müsste die bisherige Software geändert werden. Das können Unternehmen oft nicht selbst. Sie sind auf die Hilfe von externen Spezialisten angewiesen. Software hat also eine Tendenz, bestehende Geschäftsprozesse zu zementieren. Man kann die Organisation nicht mehr einfach ändern, weil man dazu die IT-Systeme ändern müsste.

 

Aus diesem Grund lohnt es sich, vor Einführung einer IT-Lösung die Geschäftsprozesse genau zu betrachten. Oft lässt sich mit Software-Unterstützung ein effizienterer Ablauf erreichen, z.B. indem man Daten nur ein Mal erfasst und zentral speichert, die Abteilungen vernetzt. Manchmal ist es auch möglich, IT-Systeme von kooperierenden Unternehmen zu vernetzen, sogar über mehrere Unternehmen hinweg. So ist es z.B. möglich, dass Lager automatisch bei Lieferanten Teile nachbestellen, sobald ein größerer Auftrag eingegangen ist.

 

Soll eine Softwarelösung für ein Unternehmen erstellt werden, reicht es also nicht die Frage zu beantworten: Was machen die? Wie machen die es? Man muss sich auch damit beschäftigen: Könnte man es mit Softwareunterstützung besser und effizienter machen? Welche Änderungen im Ablauf könnten sich ergeben?  Inwiefern ist unsere Software an Änderungen anpassbar? Eben weil IT-Systeme in Unternehmen sehr eng mit den Geschäftsprozessen verknüpft sind, lohnt sich eine Beschäftigung mit Geschäftsprozessen.

 

Das Lehrbuch

 

Das Lehrbuch "Geschäftsprozessmanagement" von Thomas Allweyer hat ca. 400 Seiten. Das ist für Module bei Springer Campus ein üblicher Umfang. Die Gliederung des Buches folgt dem Geschäftsprozessmanagement-Kreislauf:
- Strategisches Prozessmanagement
- Prozessentwurf
- Prozessimplementierung
- Prozesscontrolling

 

Für jemanden wie mich, der keinen leichten Zugang zu BWL-Themen hat, ist es sehr verständlich geschrieben. Konzepte und Begriffe werden anhand von Szenarien in Unternehmen veranschaulicht, so dass man sich stets gut vorstellen kann, was damit gemeint ist. Das Buch enthält viele Diagramme und Abbildungen. Das ist wichtig, weil bei den Einsendeaufgaben und in der Klausur das Zeichnen von ereignisgesteuerten Prozessketten und anderen Diagrammen eine Rolle spielt. Auch viele andere Diagrammtypen spielen im Kurs eine Rolle, z.B. Funktionsbäume, Organigramme aber auch UML-Klassendiagramme, mit denen die Datenobjekte in den IT-Systemen modelliert werden können.

Gut gefallen hat mir am Lehrbuch vor allem, dass das Glossar hier einmal nicht am Ende des Buches war. Stattdessen wurden am Ende jedes Kapitels die zentralen Fachbegriffe noch einmal definiert, was ich als gute Wiederholung des Stoffes empfand.

 

Didaktisch finde ich das Buch hervorragend aufgebaut. Das war in diesem Fall auch wichtig für mich, denn der Stoff war mir völlig neu. Da ich selbst keinen entsprechenden beruflichen Hintergrund habe, war mir die betriebswirtschaftliche Perspektive des Moduls nicht sehr vertraut und ich habe für dieses Modul wesentlich länger gebraucht als gehofft.

 

Die Tests

 

Die Tests sind sehr gut auf den Stoff des Lehrbuches abgestimmt. Im Gegensatz zu manchen anderen Modulen, ist hier jede einzelne Lösung ausführlich kommentiert. Wenn man etwas falsch macht, kann man diese Erläuterung lesen und begreift so in der Regel gut, was das Problem war und wo man noch einmal nachlesen müsste. In manchen Modulen sind die Autoren an dieser Stelle sehr zurückhaltend. Das wird damit begründet, die Studierenden zum eigenen Nachdenken anregen zu wollen. Ich habe die Erläuterungen hier mit großem Gewinn gelesen und konnte durch eigene Fehler in Verbindung mit dieser Hilfestellung oft Erkenntnissprünge machen, die sich allein durch die Lektüre des Kurstextes noch nicht eingestellt hatten.

 

Die Aufgaben

 

Die Aufgaben waren zahlreich und ebenfalls gut auf den Kurstext abgestimmt. Im Vergleich zu anderen Modulen sind die Aufgaben vor allem im ersten Drittel des Kurses sehr textlastig. Die angegebene Bearbeitungszeit habe ich nie einhalten können. Trotzdem hätten meine Lösungen in vielen Fällen noch ein wenig umfangreicher ausfallen können und sollen. Wer nicht schon "im Thema" ist, sollte für dieses Modul also mehr Zeit einplanen.

 

Zu den Aufgaben gibt es Lösungshinweise. Diese kommen in Form von Fragen zum Stoff, die der Studierende noch einmal für sich klären soll. Er baut so stufenweise das nötige Hintergrundwissen auf, um die Aufgabe lösen zu können. Dabei müsste er noch einmal wesentlich mehr Text produzieren, um sich so in einer iterativen Vorgehensweise einer guten Gliederung und einer Lösung der Aufgabe zu nähern. Diese Hinweise fand ich sogar etwas zu üppig. Nicht etwa, weil sie die eigene Lösung der Aufgabe vorweg nahmen. Das taten sie ganz und gar nicht. Sie erhöhten den Arbeitsaufwand noch einmal erheblich, weil sie oft auf gründliche Wiederholung des Stoffes und der nötigen Grundlagen setzten. Didaktisch war das zwar ebenfalls hervorragend gemacht, aber irgendwann wollte ich das Modul auch einmal abschließen. Hier fehlte es mir letztlich an Geduld und Fleiß.

 

Online-Test

 

Der Online-Test deckte den Stoff des Moduls gut ab. Die Fragen waren neu, so dass man hier eine gewisse Transferleistung erbringen musste. Mein Eindruck ist, dass das Verständnis der vermittelten Konzepte auf diese Weise gut abgeprüft werden kann, was im Hinblick auf die Klausuranmeldung ja auch Sinn der Sache ist. Der Online-Test ist eine gute Möglichkeit, sich ein paar Bonuspunkte zu sichern, wenn man das Lehrbuch gründlich durchgearbeitet hat.

 

Zur Online-Klausur kann ich diesmal nichts sagen. Aus familiären Gründen habe ich es (erstmals) nicht geschafft, die Online-Klausur noch rechtzeitig zu schreiben. Darum weiß ich bei diesem Modul nicht, ob die Online-Klausur einen realistischen Eindruck von den Aufgaben der Präsenzklausur gibt.

 

Inhalte

 

Im Kursteil "Strategisches Management" geht es um folgende Inhalte:
- Zielsystem des Unternehmens
- Balanced Scorecard
- Outsourcing

 

Interessant für mich war, dass gerade Prozesse, die man outsourcen möchte, genau untersucht werden sollten. Um festzustellen, ob Outsourcing günstiger ist, muss man nämlich zunächst einmal wissen, was die bestehenden Prozesse IM EIGENEN UNTERNEHMEN eigentlich kosten. Dazu muss man auch genau verstehen, welche Leistungen künftig ausgelagert werden und was im eigenen Unternehmen weiterhin zu tun ist. Insbesondere muss man die zu erbringenden Leistungen sehr genau definieren, um sinnvolle Verträge schließen zu können. Und schließlich muss man die Einhaltung der vereinbarten Leistungen überprüfen. Und man muss sinnvolle Schnittstellen zwischen den ausgelagerten Prozessen und den daran anschließenden Prozessen im eigenen Unternehmen definieren. Aus all diesen Gründen, müssen gerade solche Prozesse, die ausgelagert werden sollen, sehr genau untersucht werden.

 

Im Kursteil "Prozessentwurf" geht es um:
- Nutzen und Inhalt von Prozessmodellen
- Sichten auf Prozesse
- ARIS als Rahmenkonzept
- Leistungen, Funktionen, Daten, Information, Wissen
- Aufbauorganisation
- die Modellierung von Kontrollflüssen mit ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK)
- Geschäftsregeln
- Prozessmodelle und Objektorientierung
- Die Auswahl von Prozessmodellen und Notationen
- Prozessanalyse (um Schwachstellen aufzudecken)
- Prozesskostenrechnung
- Simulation
- Qualitäts-Management-Systeme
- integrierte Management-Systeme

 

Insbesondere das Zeichnen von EPKs spielt bei den Aufgaben immer wieder eine Rolle. Obwohl im Kurs auf verschiedene Softwarewerkzeuge hingewiesen wurde, habe ich das von Hand gemacht, weil ich ja wusste, dass ich in der Klausur auch keine Software zur Verfügung haben würde. Hier hat es sich mal wieder als große Hürde erwiesen, sich beim Arbeiten mit Stift und Papier den Platz gut einzuteilen, um sich nicht "in eine Sackgasse zu zeichnen". Das ist tatsächlich etwas, das mit Übung besser wird. Anfangs lag bei mir viel geknülltes Papier auf dem Boden.

 

Die EPKs sind oft Grundlage der Prozessanalyse. Sie enthalten im Kern Information zum Workflow. Diese kann aber ergänzt werden mit Informationen zu den Abteilungen, in denen Leistungen erbracht werden, zu Artefakten und Datenobjekten, die erzeugt und konsumiert werden, zu einzelnen Akteuren oder auch verwendeten Produktionsmitteln. Je mehr Informationen man integriert, umso schwieriger wird es, die EPK übersichtlich aufzubauen. Am gefundenen Prozessmodell kann man dann Schwachstellen der bestehenden Prozesse erkennen, z.B. Mehrfachspeicherung von Daten, Organisationsbrüche, unnötige Schleifen und Verzögerungen und vieles mehr. Dies ist dann Grundlage für den Entwurf von verbesserten Abläufen. Im Hinblick auf die Klausur würde ich empfehlen gerade den Stoff dieses Kursteiles sehr aufmerksam zu lernen.

 

Im Kursteil "Prozessimplementierung" geht es um:
- Change Management
- Betriebswirtschaftliche Standardsoftware
- Workflow-Management-Systeme
- Business-Process-Management-Systeme
- Prozessorientierte Software-Entwicklung

 

Interessant war für mich vor allem der Abschnitt über Change-Management. Mitarbeiter fühlen sich durch die Umgestaltung von Prozessen oft bedroht. Nicht selten sind optimierte Prozesse Grund für Sorge um den eigenen Arbeitsplatz. Und das ist ja auch nicht immer unbegründet. Es kommt häufig vor, dass Mitarbeiter vordergründig an Prozessänderungen mitarbeiten, aber im Hintergrund versuchen, eben diese Veränderungen auszubremsen. Change-Management beschäftigt sich damit, wie man die Mitarbeiter in Veränderungsprozesse einbezieht, so dass die Implementierung geänderter Prozesse gelingen kann. In vielen Fällen wird das auch dazu führen, dass Änderungen kleiner ausfallen, als man zunächst geplant hatte. Eine kleinere Änderung, die von den Mitarbeitern akzeptiert und umgesetzt wird, wird oft mehr bewirken als ein komplett neu gestalteter und in der Theorie optimaler Prozess, an dem die Mitarbeiter nur widerwillig mitwirken. Ein iteratives Vorgehen ist hier oft sinnvoll. Manchmal ist es gut, größere Änderungen durch erfolgreiche durchgeführte kleinere Änderungen einzuleiten. Mitarbeiter müssen oft an kleineren Beispielen erleben, dass sich wirklich Vorteile ergeben, damit sie zu größeren Schritten bereit sind. Dieses für mich recht spannende Thema wird im Modul leider nur angerissen.

 

Bei den meisten Themen dieses Abschnittes ist ein klarer Bezug zu IT-Sytemen offensichtlich. Rückblickend würde ich sagen, dass hier ein roter Faden erkennbar ist. Anfangs wurde Software für einzelne Unternehmen erstellt. Aus Kostengründen wurde dann mehr und mehr Standardsoftware benutzt, die für das eigene Unternehmen konfigurierbar sein sollte. Da Software die Tendenz hat, bestehende Prozesse "zu zementieren" ist es wünschenswert, dass Software so gestaltet wird, dass Workflows sich auch von Mitarbeitern anpasen und verändern lassen, die keine einschlägige IT-Ausbildung haben. Man will also Standardlösungen, die von Laien über geeignete User-Interfaces im hohem Maße anpassbar sind, z.B. mit graphischen Tools, die das Zeichnen von Workflows ermöglichen, und die dann in entsprechende Dialoge und Datenflüsse in der Software umgesetzt werden. Hier ging es z.B. um Service-orientied-Architectures (SOA). Dabei werden häufig benötigte Grundfunktionen als Web-Services realisiert, die sich dann flexibel zu komplexeren Abläufen kombinieren lassen.

 

Im letzten Abschnitt "Prozesscontrolling" geht es um:
- Messung von Prozesskennzahlen
- Planung und Steuerung von Prozessen
- Real Time Enterprise
- Ständige Prozessverbesserung

 

Insbesondere die Definition von Kennzahlen ist sehr wichtig, um den Erfolg von eingeführten Veränderungen beurteilen zu können.

Interessant war für mich vor allem der Abschnitt über Real Time Enterprise. Hier geht es um die Fähigkeit von Unternehmen (mit Hilfe von Informationssystemen) auf wichtige Ereignisse sehr schnell reagieren und sich flexibel anpassen zu können, z.B. auf Veränderungen der Nachfrage, eine örtliche Verlagerung von Nachfrage, schnell steigende oder sinkende Zahlen von Service-Anfragen, eine sich schnell verändernde Wettbewerbssituation und ähnliche Szenarien. Dazu sammeln IT-Systeme fortlaufend relevante Daten und präsentieren sie Entscheidungsträgern in geeigneter Form. Dazu gehören z.B. auch automatisch generierte Benachrichtigungen, Warnungen und dergleichen.

 

Präsenzklausur

 

Die Klausur deckte die verschiedenen Themen des Moduls breit ab. Das Zeichnen von Diagrammen spielte - wenig überraschend - eine große Rolle, sowohl im Hinblick auf Punkte als auch im Hinblick auf die Bearbeitungszeit. Insgesamt empfand ich die Zeit als recht knapp, um alles schaffen zu können. Es gab viele kleinere Aufgaben. In der Vorbereitung würde ich den Schwerpunkt auf den Kursteil "Prozessentwurf" legen. Das Zeichnen von Diagrammen auf Papier sollte man geübt haben. Insgesamt fand ich die Klausur fair gestellt. Ob ich das auch in eine erfreuliche Note umsetzen kann, bleibt abzuwarten.

 

Fazit

 

Erste Grundlage des Moduls Geschäftsprozessmanagement ist das verständlich geschriebene Lehrbuch von Thomas Allweyer. Durch die gute Verzahnung mit den Online-Tests und Aufgaben wird ein didaktisch hervorragendes Modul daraus. Ich schreibe das, obwohl mir das Thema überhaupt nicht lag. Zwar empfand ich GPM als wesentlich spannender als BWL1, aber meine grundsätzlichen Schwierigkeiten mit BWL-Themen machten sich auch hier bemerkbar. Das Modul war aber so beschaffen, dass man mit Fleiß und Ausdauer weit kommen konnte. Ein bisschen Spaß hatte ich unterwegs dann doch. Insbesondere wurde immer wieder ein klarer Bezug zur Informatik hergestellt, was natürlich meinen Interessen eher entsprach.

 

Ich glaube, dass der Stoff des Moduls sehr nützlich ist, wenn man Software im Unternehmenskontext entwickelt und mit Menschen kommunizieren muss, die betriebswirtschaftlich denken. Insofern habe ich mich bemüht, die hier dargebotenen Inhalte mit Offenheit und wachem Geist aufzunehmen. Allerdings hoffe ich nun auch, dass mit der Klausur das Modul geschafft ist und der zwar nicht allzu große aber für mich doch recht einschüchternde Hügel BWL wieder ein bisschen kleiner geworden ist.

 

Ausblick

 

Als nächstes möchte ich das Modul BWL2 bearbeiten. Da geht es um Unternehmensführung und Ökonomie (Volkswirtschaft). Ich erwarte, dass mir das mehr Spaß machen wird als BWL1 aber weniger als GPM. Aber warten wir mal ab, wie sich die Sache anlässt.

 

Parallel dazu möchte ich gerne mit Text-Mining weiterkommen. Der Inhalt dieses Moduls ist mathematischer als ich vermutet hätte. Der Stoff ist sehr interessant aber leider auch nicht ganz einfach.