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Auf dem Abstellgleis

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AlexZ

68 Aufrufe

Hi,

momentan stockt es hier ein bischen. OK, ein Blog lebt vom posten und hier ist tote Hose. Dafür sorry.

Ich habe angefangen mich ein wenig neu zu organisieren und habe mir einige Tools angeeignet, damit ich die "Doppelbelastung" besser managen kann. Das hat einigen Aufwand gemacht, ich sehe das aber einfach als Investition, die sich im Laufe der Zeit bezahlt macht. Zumal der Workload auf Arbeit im Laufe der Woche ein wenig mehr wurde und das auch ein Weilchen so bleiben wird. Aber auch das werde ich managen :biggrin:

Ich habe jetzt angefangen meine Ideen und Notizen in 'Evernote' zu speichern. Bisher habe ich mir das alles gemerkt, zumindest das, was ich nicht vergessen habe. Die Kapazität nutze ich jetzt für andere Dinge. Ich bin von Evernote richtig begeistert. Vorallem gefällt mir, dass ich mein Handy als Diktiergerät nutzen kann und alles zentral in Evernote habe.

Aufgaben manage ich jetzt in 'Remember The Milk'. Ganz so überzeugt bin ich nicht davon, aber besser als mit drei verschiedenen Kalendern und Taskplanern zu arbeiten. Hier bin ich noch am Suche nach einer geeigneten Lösung. Wunderlist hat keinen Kalender und RTM keinen Desktop client. Also habe ich mich für die bessere Alternaive entschieden. Ich habe nunmal Privat und auf Arbeit jeweils getrennte Kalender/Taskplaner (Outlook) und hätte gerne alles auch Unterwegs auf dem Smartphone. Aber irgendwie hakt es immer mit einer zentralen Schnittstelle.

Meine USB-Stick jongliererei habe ich jetzt mit Dropbox und Google-Drive ein Ende gesetzt. 2GB (Dropbox) bzw. 5GB reichen dicke für meine Dokumente aus. Und weil ich nicht gerne die Kontrolle meiner Dokumente an die Wolke abgebe habe ich mir 'Boxcryptor' auf dem PC und dem Handy installiert. Das Tool verschlüsselt Dateien auf dem PC bevor so hochgeladen werden und das 'on the fly'. Das heißt, man muss sich keine Gedanken mehr darüber machen, weil alles automatisch passiert.

Alle Tools der Welt bringen aber nichts, wenn man sie nicht nutzt bzw. nicht weiß wie man sie nutzen soll. Daher habe ich einen Workflow für das Informationsmanagement eingeführt. Sprich alles landet erstmal in Evernote in einem Zettelkasten Inbox, wird dann mit Schlagworten versehen. Infos werden in die Entsprechenden Kästen sortiert, Aufgaben werden zweimal am Tag in RTM übertragen.

Wenn ich die Aufgaben in Remember the milk übertrage stelle ich mir verschiedene Fragen:

  • Ist das meine Aufgabe oder die eines anderen. Wenn es meine Aufgabe ist, wie steht es mit delegieren :sneaky2:
  • Schnittstellen, Stakeholder, Expectations, Klärung nötig (zum Beispiel mit dem Chef)
  • Auswirkungen (Remember the End)
  • Priorität?
  • Termin bis
  • Überwachung des Fortschritts
  • Wiederholung der Aufgabe

Bis auf die ersten drei Frage ist das ja bereits alles schon in RTM integriert.

Last but not least bringt all das garnichts, wenn man seine Aufgaben nicht umsetzt oder so wie ich dazu tendiert die unangenehmen Sachen vor sich herzuschieben (Procastinitis). Hier habe ich vor kurzem von einem Selbstmanagement mit dem Namen "Don't break the chain" auf Lifehacker gelesen. Das ich dringend umsetzen muss. Nicht ganz einfach, aber ich bin zuversichtlich.

Lifehacker.com ist wirklich eine geniale Quelle der Inspiration und eine Schatzkiste an Tipps, wie man organisitorische Probleme angehen und lösen kann. Ich selbst konnte schon viele Ideen nach entsprechender Anpassung umsetzen.

Eine weitere Sache die ich zum Beispiel umsetze ist Single Tasking. Ich kannte das Prinzip schon von einem meiner Förderer, Chef eines mittelständischen Unternehmens, der sich wirklich immer nur auf eine Aufgabe konzentriert hat. Ich dagegen bin eher der Multitasker. Ich habe nicht nur im Internet Explorer mehrere Tabs auf, ich habe das auch noch in Chrome und im Firefox. Dazu Outlook und je nach Bedarf Word, Excel und/oder Powerpoint. Man könnte schon fast von Multi-Multitasking reden.

Im wesentlichen besteht die Änderung darin, sich für eine Aufgabe zu entscheiden, das zur Berabeitung nötige Programm zu öffnen und alle anderen Programme geschlossen zu lassen. Auch Outlook und IM bleiben geschlossen bei mir jetzt geschlossen. Wenn's wichtig ist, kann man mich anrufen, wenn's nicht wichtig ist, hat es auch Zeit bis ich meine Aufgabe zuende gebracht habe. In meine Mails schaue ich also nicht mehr jederzeit, sondern nur noch zwischen zwei Aufgaben.

Auch privates surfen im Internet habe ich eingeschränkt bzw. umorganisiert. Seien wir mal ehrlich, wer klickt nicht ab und zu auf die Nachrichtenseite um zu sehen, welche neue Katastrophen über den Euro zu vermelden sind oder ob vielleicht einer der Freunde etwas neues auf Facebook zu berichten hat. Ich gehe hier jetzt nicht auf die Problematik ansich ein, bei uns im Unternehmen ist es zumindest geduldet. Für mich war eher wichtig, dass ich das nicht mitten in einer Aufgabe mache. Daher habe ich alle privaten Bookmarks in einen eigenen Browser (Crome) verschoben. Ich hätte das auch über ein eigenes Browser-Profil machen können, aber so ist die Trennung Beruf und Privat wesentlich offensichtlicher, weil sich auch das Programm unterscheidet. Als nächstes werde ich mir auf meinem Notebook zuhause einen neuen Account/Profil für das Studium anlegen, so dass ich da nur die Programme und Informationen habe, die ich für das Studium brauche.

Es ist nicht einfach sich selbst neu auszurichten und sein Verhalten zu ändern, aber ich merke dass es von Tag zu Tag einfacher wird die neuen Verhaltensweisen durchzuführen und dem Schlendrian und Chaos ein Ende zu bereiten.

PS: Relativ überrascht war ich allerdings, als mir gestern ein Kollege gesagt hat, dass er mich für sehr deutsch durchorganisiert hält.


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3 Kommentare


Markus Jung

Geschrieben

Sehr interessanter Beitrag. Viele der Überlegungen, die Du Dir machst, habe ich auch schon hinter mir. Einiges davon habe ich umgesetzt, an anderem muss ich noch mehr arbeiten.

Warum vermisst Du denn einen RTM-Desktop-Client? Bzw. was müsste dieser können, was online nicht geht? Ich versuche mittlerweile, so wenig Programme wie möglich lokal auszuführen und so viel wie möglich über den Browser bzw. die Cloud zu machen. Damit fallen dann auch weniger Programm-Updates an und die Ladezeiten für die einzelnen Programme fallen weg.

Bisher habe ich auch Evernote und Dropbox genutzt. Künftig möchte ich auf beide verzichten und nur noch auf Google Drive setzen. Auch wenn das funktional aktuell noch einige Einschränkungen mit sich bringt. Aber ich hoffe, da wird sich mit der Zeit noch etwas tun, gerade auch mit der Möglichkeit, in Drive Apps zu installieren.

Das Deine Kollegen Dich für durchorganisiert halten, wundert mich nicht. Schon alleine Deine Überlegungen zeigen ja, dass Du es gerne strukturiert magst.

Letztlich möchte ich noch anmerken, dass es sinnvoll ist, sich zu Beginn des Studiums mit diesen Organisationsfragen auseinander zu setzen, es aber auch wichtig ist, dafür nicht zu viel Zeit zu investieren und damit die eigentliche Lernerei etwas auzuschieben. Zumindest habe ich mich manchmal dabei ertappt, dass mir das passiert ist.

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Auch wenn ich solche Tools wirklich interessant finde - am Ende geht es darum, mit dem Lernen anzufangen, anhand Teilzielen seine Geschwindigkeit zu messen und die Intensität den Anforderungen der Klausur anzupassen.

Das sind alles Dinge, die im Kopf des Fernstudenten geschehen. Auch wenn die ganzen Tools toll sind, hilft dir konkret keines davon genau das zu tun. Im Sinne der 80/20 Lösung, erreicht man die ersten 80% meist ohne solche Tools, erst wenn man wirklich ans Limit gehen will braucht man Lösungen für kleinste Probleme.

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Ich bin noch nicht zum Studium angemeldet. Ich werde in zwei Wochen dann bis Mitte August in Urlaub fahren. Danach werde ich in aller Ruhe meine Anmeldeunterlagen zusammenstellen und losschicken. Von daher ist Momentan studien-mäßig alles "easy" ;)

@Markus:

Ich habe leider nicht überall Internet, so dass ich die Cloud eigentlich nur nutze um die Daten auf allen Geräten synchron zu halten. Gerade wenn ich in Deutschland bin, habe ich als "Engländer" Probleme vernünftig ins Internet zu kommen bzw. zahle mich zutote (roaming). Selbst bei McDonalds klappt das nicht wirklich. Ich brauche also meine Daten auch Offline.

Google Docs, Calendar, Gmail usw. nutze ich zwar auch, aber irgendie läßt die usability zu wünschen übrig und erinnert mich stark an Mailbox-Zeiten. Gerade was die Google Sachen anbelangt ist die Integration der einzelnen Dienste doch eher eine Graus und bei manchen Sachen sucht man sich echt zutote (Beispiel "Filter-Regeln" in Gmail). Da finde ich Evernote einfach Klasse (auch das app ist genial). Aber das nur als Randbemerkung.

@Chillie: Noch bin ich nicht an meinem Limit, aber wenn ich mit dem Studieren anfange wird das sicher schnell erreicht. Ich habe "nebenbei" noch einen Job und da geht es nicht unstressig zu, zumindest im Moment. Komischerweise war es die vergangenen Monate super ruhig (zu ruhig) und just in dem Moment, als ich mich zum Studium entschlossen habe, ging plötzlich der Stress los :blink:

Auf jedenfall bin ich froh, dass ich mich schon frühzeitig auf den Sturm vorbereitet habe und jetzt von meinem "Set up" profitiere.

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