Hi,

momentan stockt es hier ein bischen. OK, ein Blog lebt vom posten und hier ist tote Hose. Dafür sorry.

Ich habe angefangen mich ein wenig neu zu organisieren und habe mir einige Tools angeeignet, damit ich die "Doppelbelastung" besser managen kann. Das hat einigen Aufwand gemacht, ich sehe das aber einfach als Investition, die sich im Laufe der Zeit bezahlt macht. Zumal der Workload auf Arbeit im Laufe der Woche ein wenig mehr wurde und das auch ein Weilchen so bleiben wird. Aber auch das werde ich managen

Ich habe jetzt angefangen meine Ideen und Notizen in 'Evernote' zu speichern. Bisher habe ich mir das alles gemerkt, zumindest das, was ich nicht vergessen habe. Die Kapazität nutze ich jetzt für andere Dinge. Ich bin von Evernote richtig begeistert. Vorallem gefällt mir, dass ich mein Handy als Diktiergerät nutzen kann und alles zentral in Evernote habe.

Aufgaben manage ich jetzt in 'Remember The Milk'. Ganz so überzeugt bin ich nicht davon, aber besser als mit drei verschiedenen Kalendern und Taskplanern zu arbeiten. Hier bin ich noch am Suche nach einer geeigneten Lösung. Wunderlist hat keinen Kalender und RTM keinen Desktop client. Also habe ich mich für die bessere Alternaive entschieden. Ich habe nunmal Privat und auf Arbeit jeweils getrennte Kalender/Taskplaner (Outlook) und hätte gerne alles auch Unterwegs auf dem Smartphone. Aber irgendwie hakt es immer mit einer zentralen Schnittstelle.

Meine USB-Stick jongliererei habe ich jetzt mit Dropbox und Google-Drive ein Ende gesetzt. 2GB (Dropbox) bzw. 5GB reichen dicke für meine Dokumente aus. Und weil ich nicht gerne die Kontrolle meiner Dokumente an die Wolke abgebe habe ich mir 'Boxcryptor' auf dem PC und dem Handy installiert. Das Tool verschlüsselt Dateien auf dem PC bevor so hochgeladen werden und das 'on the fly'. Das heißt, man muss sich keine Gedanken mehr darüber machen, weil alles automatisch passiert.

Alle Tools der Welt bringen aber nichts, wenn man sie nicht nutzt bzw. nicht weiß wie man sie nutzen soll. Daher habe ich einen Workflow für das Informationsmanagement eingeführt. Sprich alles landet erstmal in Evernote in einem Zettelkasten Inbox, wird dann mit Schlagworten versehen. Infos werden in die Entsprechenden Kästen sortiert, Aufgaben werden zweimal am Tag in RTM übertragen.

Wenn ich die Aufgaben in Remember the milk übertrage stelle ich mir verschiedene Fragen:

• Ist das meine Aufgabe oder die eines anderen. Wenn es meine Aufgabe ist, wie steht es mit delegieren
  
• Schnittstellen, Stakeholder, Expectations, Klärung nötig (zum Beispiel mit dem Chef)
  
• Auswirkungen (Remember the End)
  
• Priorität?
  
• Termin bis
  
• Überwachung des Fortschritts
  
• Wiederholung der Aufgabe
  

Bis auf die ersten drei Frage ist das ja bereits alles schon in RTM integriert.

Last but not least bringt all das garnichts, wenn man seine Aufgaben nicht umsetzt oder so wie ich dazu tendiert die unangenehmen Sachen vor sich herzuschieben (Procastinitis). Hier habe ich vor kurzem von einem Selbstmanagement mit dem Namen "Don't break the chain" auf Lifehacker gelesen. Das ich dringend umsetzen muss. Nicht ganz einfach, aber ich bin zuversichtlich.

Lifehacker.com ist wirklich eine geniale Quelle der Inspiration und eine Schatzkiste an Tipps, wie man organisitorische Probleme angehen und lösen kann. Ich selbst konnte schon viele Ideen nach entsprechender Anpassung umsetzen.

Eine weitere Sache die ich zum Beispiel umsetze ist Single Tasking. Ich kannte das Prinzip schon von einem meiner Förderer, Chef eines mittelständischen Unternehmens, der sich wirklich immer nur auf eine Aufgabe konzentriert hat. Ich dagegen bin eher der Multitasker. Ich habe nicht nur im Internet Explorer mehrere Tabs auf, ich habe das auch noch in Chrome und im Firefox. Dazu Outlook und je nach Bedarf Word, Excel und/oder Powerpoint. Man könnte schon fast von Multi-Multitasking reden.

Im wesentlichen besteht die Änderung darin, sich für eine Aufgabe zu entscheiden, das zur Berabeitung nötige Programm zu öffnen und alle anderen Programme geschlossen zu lassen. Auch Outlook und IM bleiben geschlossen bei mir jetzt geschlossen. Wenn's wichtig ist, kann man mich anrufen, wenn's nicht wichtig ist, hat es auch Zeit bis ich meine Aufgabe zuende gebracht habe. In meine Mails schaue ich also nicht mehr jederzeit, sondern nur noch zwischen zwei Aufgaben.

Auch privates surfen im Internet habe ich eingeschränkt bzw. umorganisiert. Seien wir mal ehrlich, wer klickt nicht ab und zu auf die Nachrichtenseite um zu sehen, welche neue Katastrophen über den Euro zu vermelden sind oder ob vielleicht einer der Freunde etwas neues auf Facebook zu berichten hat. Ich gehe hier jetzt nicht auf die Problematik ansich ein, bei uns im Unternehmen ist es zumindest geduldet. Für mich war eher wichtig, dass ich das nicht mitten in einer Aufgabe mache. Daher habe ich alle privaten Bookmarks in einen eigenen Browser (Crome) verschoben. Ich hätte das auch über ein eigenes Browser-Profil machen können, aber so ist die Trennung Beruf und Privat wesentlich offensichtlicher, weil sich auch das Programm unterscheidet. Als nächstes werde ich mir auf meinem Notebook zuhause einen neuen Account/Profil für das Studium anlegen, so dass ich da nur die Programme und Informationen habe, die ich für das Studium brauche.

Es ist nicht einfach sich selbst neu auszurichten und sein Verhalten zu ändern, aber ich merke dass es von Tag zu Tag einfacher wird die neuen Verhaltensweisen durchzuführen und dem Schlendrian und Chaos ein Ende zu bereiten.

PS: Relativ überrascht war ich allerdings, als mir gestern ein Kollege gesagt hat, dass er mich für sehr deutsch durchorganisiert hält.